HKScan Sweden AB ("HKScan", "vi", "oss") är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i samband med att du såsom jobbsökande ansöker om en tjänst hos HKScan.

I denna informationstext beskriver vi hur vi samlar vi, behandlar, lagrar och delar dina personuppgifter, inklusive vilka rättigheter du har enligt lag. Personuppgifter betyder all information som kan användas för att identifiera dig som individ.

Vår målsättning är att du ska känna dig trygg när du lämnar personuppgifter till oss. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina personuppgifter och för att säker­ställa att behandlingen sker i enlighet med gäl­lande data­skyddslagstiftning och våra interna riktlinjer och rutiner för hantering av personuppgifter.

”Kandidat” betyder i denna informationstext du som individ som, hos HKScan, har sökt en viss tjänst eller lämnat en generell intresseanmälan för lediga tjänster.

”Referensperson” betyder i denna informationstext du som individ som har angivits som referens av en Kandidat i samband med rekryteringsprocessen.

Kandidat

Om du är en Kandidat samlar vi normalt sett in personuppgifter direkt från dig under rekryteringsprocessen, t.ex. när du fyller i och skickar oss din jobbansökan via vår webbplats. Vi kan även samla in personuppgifter från dig när vi genomför intervjuer, om du kontaktar oss via telefon, e-post eller på annat sätt. Utöver detta kan dina personuppgifter samlas in på följande vis:

Personuppgifter som vi samlar in eller genererar automatiskt, t.ex. kommer vi att, när du besöker vår webbplats, automatiskt samla in personuppgifter (såsom onlineidentifierare) om dig och ditt besök på vår webbplats (läs mer om behandlingen av dina personuppgifter på våra webbplatser här.)

Personuppgifter som vi samlar in från andra källor, t.ex. personuppgifter som vi samlar in från Referenspersoner, leverantörer för personlighets- och förmågetester, företag som hjälper oss med bakgrundskontroller, personuppgifter som vi samlar in från tjänsteleverantörer och personuppgifter som vi samlar in från dina tidigare arbetsgivare eller skola/utbildningsinstitut i samband med rekommendationer.

Referenspersoner

Om du är en Referensperson samlar vi in dina personuppgifter direkt från dig (t.ex. när vi kommunicerar med dig om Kandidaten) men även från Kandidaten som har angivit dig som referens vid ansökan.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Hantera rekryteringsprocessen

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera rekryteringsprocessen, t.ex. för att samla in och granska dina dokument som du tillhandahållit oss vid ansökan (såsom ditt CV och personliga brev), bedöma din ansökan inklusive dina färdigheter och kvalifikationer, samla in utlåtanden om dig från dina referenser och kommunicera med dig under rekryteringsprocessen.

Kandidat

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Identitetsuppgifter (inklusive personnummer) Kontaktuppgifter Kompetensuppgifter Ljud- och bildmaterial Demografiska uppgifter Uppgift om facklig tillhörighet Uppgift om omdöme Annan information av relevans	Avtal. Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig inför ingående av ett eventuellt anställningsavtal med dig. Intresseavvägning. I den mån du inte har begärt en viss åtgärd är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera rekryteringsprocessen. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet som sådant. Vi kommer endast att behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom hälsouppgifter och information om fackligt medlemskap, om du frivilligt lämnat sådana uppgifter till oss och givit ditt uttryckliga samtycke.
Bevarandetid: Personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att bevaras under rekryteringsprocessen och för en period om 26 månader därefter i syfte att fullgöra vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

 

Framtida rekrytering 

Om du lämnar ditt samtycke kommer vi att spara dina ansökningshandlingar för att kunna utvärdera dig för andra aktuella tjänster inom HKScan som kan komma att bli lediga inom den period som anges nedan. Det är frivilligt att lämna ditt samtycke till denna behandling och du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke.

Kandidat

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Samma som "Hantera rekryteringsprocessen" ovan.	Samtycke. Behandlingen sker med stöd av ditt lämnade samtycke. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet som sådant. Vi kommer endast att behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom hälsouppgifter och information om fackligt medlemskap, om du frivilligt lämnat sådana uppgifter till oss och givit ditt uttryckliga samtycke.
Bevarandetid: Personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att bevaras under en period om 12 månader från tidpunkten då rekryteringsprocessen för den tjänst du sökt avslutades. Under förutsättning att du lämnar ett nytt samtycke i varje enskilt fall kan dina personuppgifter komma att sparas för detta ändamål i ytterligare 12-månadersperioder.

 

Genomföra referenskontroller

Om du blivit angiven som en Referensperson kommer vi att behandla dina personuppgifter i samband med att vi genomför referenskontroller som en del av rekryteringsprocessen. Detta sker bl.a. för att vi ska kunna samla in omdömen och feedback om berörd Kandidat i syfte att utvärdera denne för den sökta tjänsten.

Referensperson

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk information Uppgift om omdöme Övrig information som du lämnar av relevans	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att, i anslutning till rekryteringsprocessen, kontakta dig och samla in feedback från dig rörande Kandidaten.
Bevarandetid: Personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att bevaras under rekryteringsprocessen och för en period om 26 månader därefter i syfte att fullgöra vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

 

Genomföra bakgrundskontroller

Som en del av rekryteringsprocessen kan, beroende på vilken tjänst hos HKScan som du sökt, bakgrundskontroller komma att genomföras avseende dig. Sådana kontroller sker i syfte att vidare utvärdera dig för den sökta tjänsten och för att verifiera ditt ansökningsunderlag. Sådana bakgrundsrapporter kan t.ex. innehålla uppgifter om eventuella skulder eller betalningsanmärkningar och kontroller av offentliga sociala medie-konton.

Kandidat

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Identitetsuppgifter (inklusive personnummer) Kontaktuppgifter Kompetensuppgifter Uppgift från bakgrundskontroll	Samtycke. Behandlingen sker med stöd av ditt lämnade samtycke. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet som sådant. Uppgifter rörande bakgrundskontroller (t.ex. betalningsanmärkningar och sociala medie-profiler) kommer endast att behandlas om det är nödvändigt för tillsättandet av en tjänst som innebär särskilt finansiellt ansvar eller en ledande roll inom HKScan.
Bevarandetid: Personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att bevaras under rekryteringsprocessen och för en period om 26 månader därefter i syfte att fullgöra vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

 

Genomföra personlighets- och förmågetester

Beroende på vilken tjänst du sökt kan vi komma att genomföra personlighets- och förmågetester i anslutning till rekryteringsprocessen, vilket sker i syfte att kunna bedöma och utvärdera dig för den sökta tjänsten. Om sådana test är aktuella för den tjänst som du sökt kommer vi att, innan testerna genomförs, efterfråga ditt samtycke.

Kandidat

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Identitetsuppgifter (inklusive personnummer) Testdata	Samtycke. Behandlingen sker med stöd av ditt lämnade samtycke i syfte att kunna genomföra personlighets- och förmågetester. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet som sådant. Vi kommer endast att behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom hälsouppgifter, om du frivilligt lämnat sådana uppgifter till oss och givit ditt uttryckliga samtycke.
Lagringstid: Personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att bevaras under rekryteringsprocessen och för en period om 26 månader därefter i syfte att fullgöra vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

 

Utvärdering och uppföljning av rekryteringsprocessen

Vi behandlar dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen, t.ex. i syfte att ta fram rapporter och statistik över antalet ansökningar per tjänst.

Kandidat

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Identitetsuppgifter Kompetensuppgifter Demografiska uppgifter	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen.
Lagringstid: Rapporter och statistik på aggregerad nivå som inte innehåller några personuppgifter kommer att sparas tillsvidare.

 

Referensperson

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Identitetsuppgifter Organisatorisk information	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen.
Bevarandetid: Rapporter och statistik på aggregerad nivå som inte innehåller några personuppgifter kommer att sparas tillsvidare.

 

Tillvarata våra rättsliga intressen

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk, t.ex. vid tvist eller domstolsförfarande.

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Samtliga uppgifter som samlas in för övriga ändamål och som är nödvändiga för ändamålet.	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk, t.ex. i samband med en tvist eller ett domstolsförfarande. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet som sådant. Vi kommer endast att behandla känsliga personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter eller uppgift om fackligt medlemskap, eller uppgifter rörande brott om det är nödvändigt för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Bevarandetid: Dina personuppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att tillvarata våra rättsliga intressen.

 

Fullgöra förpliktelser enligt lag

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra våra förpliktelser enligt lag i samband med rekryteringsprocessen, t.ex. för att säkerställa efterlevnad av regelverk rörande hygien, kvalitet och arbetsmiljö.

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Samtliga uppgifter som samlas in för övriga ändamål och som är nödvändiga för att fullgöra respektive rättslig förpliktelse.	Rättslig förpliktelse. Behandling är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser. Vi kommer endast att behandla känsliga personuppgifter, såsom hälsouppgifter, om det är nödvändigt för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser inom arbetsrätten.
Bevarandetid: Dina personuppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla våra skyldigheter enligt lag.

 

Hantera och skydda system och tjänster

För att hantera och skydda våra IT-system och -tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopiering, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, behandlar vi om det är nödvändigt dina personuppgifter.

Kategorier av uppgifter	Laglig grund för behandlingen
Samtliga uppgifter som samlas in för övriga ändamål	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och -tjänster.
Bevarandetid: Personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivna ändamål. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 12 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.

Om nödvändigt delar vi dina personuppgifter med andra. Mottagren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, såvida vi inte angivit något annat.

Vi delar dina personuppgifter med:

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter delar vi dina personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa leverantörer tillhandahåller IT-tjänster (såsom lagrings- och förvaltningstjänster), tjänster för personlighets- och förmågetester och rekryteringstjänster (såsom hantering av rekryteringsprocess samt utvärdering av färdigheter och kompetens). De tjänsteleverantörer som vi har anlitat får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. HKScan är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörerna på vårt uppdrag utför.

Övriga mottagare

Kategorier av mottagare	Ändamål för utlämnandet	Laglig grund för utlämnandet
Bolag inom HKScan-koncernen	Vi kan dela dina personuppgifter med andra bolag inom HKScan-koncernen, t.ex. om vi behöver support i hanteringen av rekryteringsprocessen eller om vi bedömer att du är en lämplig medarbetare för en annat HKScan-bolag.	Intresseavvägning. Delningen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera rekryteringsprocessen eller hitta en lämplig medarbetare.
Myndigheter, externa revisorer och fackliga organisationer.	Vi delar dina personuppgifter med myndigheter, t.ex. Polisen om vi är skyldiga enligt lag att lämna ut information.	Rättslig förpliktelse. Delningen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser.
Myndigheter, fackliga organisationer, motparter och juridiska rådgivare.	I syfte att hantera och försvara rättsliga anspråk delar vi personuppgifter med andra parter.	Intresseavvägning. Delningen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
Potentiella förvärvare, juridiska rådgivare och andra intressenter.	Vidta nödvändiga åtgärder inför och i samband med överlåtelse av hela eller delar av vår verksamhet eller vid fusion.	Intresseavvägning. Delningen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra aktuell transaktion vid en eventuell överlåtelse eller fusion av vår verksamhet.

Vi strävar alltid efter att lagra och behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Vissa av våra tjänsteleverantörer är dock belägna utanför EU/EES och i dessa fall kommer personuppgifter att behandlas utanför EU/EES. HKScan kommer att vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa skyddet för dina personuppgifter. Detta sker t.ex. genom säkerställandet av att internationella dataöverföringsavtal har ingåtts mellan HKScan och mottagaren av personuppgifter.

Om du vill få mer information om vilka länder dina personuppgifter överförs till och vilka åtgärder som vi vidtagit för att skydda dina personuppgifter, eller för att begära en kopia på dokumentation som påvisar att vi vidtagit lämpliga åtgärder, vänligen kontakta oss på privacy@hkscan.com.

Enligt gällande dataskyddslagstiftning har du följande rättigheter.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter som vi behandlar om dig. Du kan begära att få en kopia på dina personuppgifter via vår webbplats för dataskydd, genom att trycka här. Vi kommer att tillhandahålla dig en sådan kopia såvida vi inte har skäl enligt lag att inte dela sådana uppgifter med dig eller om sådan delning negativt skulle påverka andras fri- och rättigheter.

Begära rättelse

Vidare har du, om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att be­gära rättelse.

Återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke för behandlingen av dina personuppgifter. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Rätt att invända mot behandling av personuppgifter

Du har rätt att, av skäl som rör din specifika situation, invända mot behandlingen av dina personuppgifter som sker med stöd av vårt berättigade intresse. I en sådan situation kommer vi att upphöra med att använda dina personuppgifter där behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse, såvida vi inte kan visa på att detta intresse väger tyngre än ditt integritetsintresse eller att användningen av dina personuppgifter är nödvändigt i syfte att hantera eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till radering

Under vissa förutsättningar har du rätt att begära radering av dina personuppgifter. Vi kommer dock inte ha möjlighet att tillgodose din begäran om radering om vi t.ex. är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

Rätt att begära begränsning av behandling

Du har även, under vissa förutsättningar, rätt att be­gära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om behandlingen av dina personuppgifter har begränsats kan vi, förutom att lagra uppgifterna, endast behandla dina personuppgifter med ditt samtycke, i syfte att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att tillvarata andras rättigheter.

Rätt till dataportabilitet

Slutligen har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig och som du själv har till­handahållit oss och som vi behandlar elektroniskt med stöd av ett avtal med dig eller ditt samtycke i ett strukturerat allmänt använt och maskinläsbart format.

Vi kan från tid till annan uppdatera denna information, t.ex. om vi skulle börja behandla personuppgifter för nya ändamål, samla in ytterligare kategorier av personuppgifter eller dela personuppgifter med andra mottagare. In sådant fall kommer vi att meddela dig på ett lämpligt sätt. Den senaste versionen av denna information finns alltid publicerad på denna sida.

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss, se nedan kontaktuppgifter. Om du inte är nöjd med vårt svar har du rätt att inge eventuella klagomål till berörd tillsynsmyndighet i Sverige. Se närmare kontaktuppgifter till sådan tillsynsmyndighet här.

 

HKScan Sweden AB

Lindhagensgatan 126, 112 51 Stockholm

privacy@hkscan.com

Nedan hittar du en förklaring till de kategorier av personuppgifter som vi kan samla in och spara om dig.

Kategorier av personuppgifter	Exempel på personuppgifter
Demografiska uppgifter	Kön, ålder, medborgarskap, språkkunskap, boendesituation, civilstånd, familjeförhållanden
Identitetsuppgifter	Namn, personnummer, användarnamn
Kompetensuppgifter	Utbildning, yrkeserfarenhet, kurser, kvalifikationer, meriter, utbildningsunderlag
Kontaktuppgifter	Adress, e-postadress, telefonnummer
Ljud- och bildmaterial	Fotografi, ljudupptagningar, video
Organisatorisk information	Titel, befattning
Testdata	Resultat, bedömning, personliga egenskaper och -färdigheter, typ av test
Uppgift från bakgrundskontroll	Inkomst, skuldsättning, betalningsanmärkningar
Uppgift om facklig tillhörighet	Medlemskap i fackförbund
Uppgift om omdöme	Feedback, omdömen, betyg